„Der Beleg soll dort sein, wo man ihn braucht“ - dieser Grundsatz leuchtet ein, blieb aber bislang oft nur eine Wunschvorstellung. Denn bei der räumlichen Trennung zwischen Mandant und Steuerkanzlei mussten bisher die Belege auf dem Postweg oder durch persönliche Besuche überbracht werden - mit vielem Hin und Her, Wartezeiten, Verzögerungen und Problemen, wenn bspw. ein versandter Beleg wegen Versicherungs- oder Garantiefall doch schnell wieder vor Ort benötigt wurde.
Besonders einfach ist die Übermittlung, wenn die von der nlb empfohlenen Brother- oder Fujitsu-Scanner mit der Software AssBELEG benutzt werden; in diesem Fall wird alles von der nlb (per Fernwartung) so eingerichtet, dass per Tastendruck auf den Scanner der Beleg direkt ins passende Postfach bei der nlb hochgeladen wird.
Typischer Ablauf:
Vorteile
Weitere Merkmale
Alternative: Reine Belegbereitstellung für die Kanzlei
Für Mandanten von Kanzleien, die digitale Belege gar nicht selbst nutzen wollen, sondern den Scanner nur verwenden, um die erzeugten digitalen Belege der Kanzlei zur Verfügung zu stellen, gibt es auch eine nlb-Lösung, die ohne jede nlb-Software und sogar ohne PC auskommt: Es genügt dann die Verwendung eines Scanners, der Texterkennung (OCR) und den selbsttätigen Versand von E-Mails (über WLAN) erlaubt. Einen solchen Scanner der Fa. Brother können Sie über die nlb beziehen. Per Knopfdruck (Scan-Taste) auf dem Scanner werden dann Belege gescannt und zugleich automatisch per E-Mail an ein nlb-Postfach gesendet. Von diesem Postfach, das die nlb für Ihren Betrieb einrichtet, können die digitalen Belege dann - bei Vorliegen der erforderlichen Berechtigungen - von Ihrer Steuerkanzlei in Ihre Buchhaltung(en) übernommen werden.
Speichern ist gut - Verknüpfen ist besser
Ist schon ggf. allein das „doppelte Vorhandensein“ der Belege bei Mandant und Kanzlei ein großer Vorzug, so bringt die Digitalisierung noch erhebliche, zusätzliche Vorteile. Belege nach bestimmten Namen oder Zahlen zu durchsuchen, erforderte früher langwieriges Durchblättern - jetzt geht es im Handumdrehen, denn mit dem Belegassistenten können die Belege nach Texten und Zahlen durchsucht und gefiltert werden. Hauptzweck des Belegassistenten ist aber, die Belege mit Geldvorgängen zu verknüpfen. Die Zuordnung ist denkbar einfach, es genügt ein Mausklick oder Tastendruck, wenn Geldvorgang und passender Beleg zugleich am Bildschirm stehen. Beim Durchblättern der Geldvorgänge werden dann automatisch die zugeordneten Belege eingeblendet.
Pro Geldvorgang ein Beleg - so einfach ist es oft nicht. Der Belegassistent passt sich daher flexibel der Buchungswirklichkeit an: per Mausklick kann ein Beleg mehreren Geldvorgängen zugeordnet werden, oder es können auch mehrere Dokumente zu einem Beleg zusammengeheftet werden.
Digitale Belege - mehr Zeit fürs Wesentliche
Einfachere, effektivere Organisation
Zeitvorteile